Kontrola unijnego projektu – czy jest się czego bać?
Rozmowa z Ewą Kozłowską dyrektorem Regionalnej Instytucji Finansującej przy Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego
Pani Ewo, na początek proszę mi powiedzieć, ile już lat zajmuje się Pani kontrolami projektów Unijnych i czuwa nad prawidłowością wydawany środków?
Moja „przygoda” z funduszami – dotacjami dla przedsiębiorstw trwa już od 2002 roku, czyli 20 lat. W tym czasie miałam możliwość obserwacji, jak te fundusze ewaluowały, jak przechodziły od bardzo prostych i dość niskich wartościowo i procentowo dotacji z programów przedakcesyjnych do coraz to bardziej skomplikowanych programów, o większej kwocie i procencie dofinansowania. Na przestrzeni lat uczyliśmy się razem z naszymi podlaskimi przedsiębiorcami jak te środki pozyskiwać, jak je wdrażać i oczywiście jak weryfikować skutek ich oddziaływania zarówno na poziomie pojedynczego przedsiębiorcy, jak też całego regionu. Muszę tu przypomnieć, że województwo podlaskie jako jedno z pięciu województw Polski Wschodniej pierwsze otrzymało środki na dotacje inwestycyjne. Dziś trudno w to uwierzyć, ale początkowo nie było zbyt wielu chętnych na te środki. Trzeba było promować i wręcz zachęcać przedsiębiorców, by sięgali po dofinansowanie. A następnym krokiem było przeprowadzenie beneficjentów przez rozliczanie projektów i zmierzenie się z kontrolą – czyli następowała weryfikacja planów, czyli tego, co zapisano we wnioskach o dotacje z ich realizacją.
Czy pamięta Pani swoją pierwsza kontrolę?
Nie pamiętam dokładnie projektu, który jako pierwszy kontrolowałam, ale z pewnością pierwsze kontrole projektów inwestycyjnych były zdecydowanie mniej skomplikowane niż obecnie. Sami opracowaliśmy format krótkiej notatki, jaką sporządzaliśmy z przeprowadzonych czynności kontrolnych. Ponieważ wnioski o dofinansowanie były bardzo krótkie i syntetyczne, odnosiły się do bardzo podstawowych informacji i celów, jakie przedsiębiorca miał osiągnąć, to też zakres zagadnień podlegający kontroli nie mógł być obszerny. Z pierwszych lat mojej pracy w kontrolach pamiętam spółkę Aquael – Bis w Suwałkach. Byłam pod wrażeniem tego zakładu produkującego akcesoria do akwarystyki. Po wyjściu z tej firmy miałam wrażenie, że jedyne czego tam nie produkowano z tego asortymentu to rybek. Obecnie z perspektywy lat, przez które kontrolowałam projekty z co najmniej kilkunastu programów inwestycyjnych, a także wielu o charakterze doradczym i proeksportowym widzę, jak proces kontrolny uległ zdecydowanie ujednoliceniu i sformalizowaniu. Cieszę się również, że polscy przedsiębiorcy, korzystając z funduszy, rozwijają się i zwiększają zatrudnienie. Z pewnością mogę powiedzieć, że wielu z nich może śmiało konkurować z firmami regionów bardziej rozwiniętych – czy to na rynku krajowym, czy zagranicznym.
Jakie doświadczenie i kompetencje a może nawet cechy osobowościowe należy mieć, aby być dobrym kontrolerem?
Praca kontrolera funduszy unijnych wymaga kompetencji multidyscyplinarnych. Trzeba nie tylko doskonale umieć się poruszać w zagadnieniach prawnych regulujących kwestie dotacyjne, ale też posiadać wiedzę księgową, prawną, umieć czytać przepisy prawa budowlanego, czy też ochrony środowiska. Trzeba też mieć otwarty umysł na inne obszary – jak procedury ochrony praw własności intelektualnej, w tym krajowe i międzynarodowe. Oczywiście nie trzeba być tu super specjalistą w każdej dziedzinie, ale przeprowadzenie kontroli często wymaga od nas zgłębiania tajników poszczególnych z tych dziedzin. A jak wiadomo – każdy projekt jest inny, osadzony w innych specyficznych okolicznościach, a kreatywność przedsiębiorców nie zna granic. Zatem ciągle się uczymy i wyciągamy wnioski z każdej przeprowadzonej kontroli i rozstrzygnięcia każdej niestandardowej sytuacji. Jest jeszcze jedna, chyba zasadnicza kwestia – każda z osób kontrolujących musi kierować się zasadą, że od wyniku jej pracy zależy z jednej strony czy zostaną przekazane, bądź też nie środki beneficjentowi, a z drugiej – że niejako „stoi na straży” prawidłowego wydatkowania środków publicznych. W żadną stronę nie możemy się „naginać” – wszelkie czynności i ustalenia muszą być zgodne z przepisami prawa.
Czy jakiś projekt, który pani kontrolowała, szczególnie zapadł w pamięć?
Chyba nie ma takiego jednego konkretnego projektu, bo było ich do te pory zbyt wiele. Niestety najlepiej się pamięta te negatywne przypadki, które też zwykle znajdują swój finał w sądzie, bądź są przedmiotem postępowania prowadzonego przez odpowiednie służby. Na szczęście takich przypadków jest mało, a zdecydowana większość projektów ma pozytywny finał. Może taki jeden podam przykład pozytywny, który w sumie i mnie zaskoczył. Otóż jest w Ostrołęce rodzinna firma QSGS, która produkuje piły taśmowe stosowane m.in. w przemyśle meblarskim. Okazuje się, że aby taką piłę wyprodukować, potrzebny jest ogromny zakład. A najbardziej zaskakujący jest fakt, że czas pracy takiej jednej piły to zaledwie kilka godzin. Nasz beneficjent zrealizował projekt polegający na modernizacji procesu produkcyjnego – wdrożenia prac B+R, które pozwoliły zastosować m.in. technologię laserowego spawania węglików do zębów piły. Pozwoliło to na wydłużenie czasu pracy piły z 4 do nawet 8 godzin. Okazuje się, że piły tego producenta są wykorzystywane na przykład przez fabrykę IKEI w Orli pod Bielskiem Podlaskim. Osobną grupą projektów są te infrastrukturalne, realizowane przez gminy. To budowa bądź przebudowa dróg, dostosowanie infrastruktury dla osób niepełnosprawnych, zakup środków komunikacji i budowa wiat, przystanków itp. Żartujemy, że kilka „swoich” ulic i mostów w Polsce już mamy.
Jak wygląda taka kontrola?
Obecnie kontrola to dość złożony proces, do którego zarówno zespół kontrolujący, jak i też beneficjent, muszą się przygotować. Wnioskodawca, ubiegając się o dofinansowanie, deklaruje we wniosku, jaki posiada potencjał – kadrowy, materialny, czy intelektualny (patenty, know-how itp.). Wskazuje też, co zamierza zrobić w ramach projektu i jakie cele zamierza osiągnąć. Te cele mierzone są wskaźnikami projektu, których nieosiągnięcie może wiązać się ze skutkami finansowymi. Zadaniem kontrolujących jest weryfikacja, czy deklaracje wskazane we wniosku o dofinansowanie są zgodne ze stanem faktycznym – czyli czy beneficjent rzeczywiście posiadał konkretne zasoby na moment składania wniosku. Ponadto weryfikowany jest cały proces realizacji projektu – czy nastąpił zgodnie z umową i przepisami obowiązującego prawa. Tu często okazuje się, że zaskoczeniem dla przedsiębiorców są wymogi prawa ochrony środowiska, które dla projektów obejmujących tzw. „budowlankę”, ale też związanych z przetwórstwem np. odpadów, czy produkcją elementów z tworzyw sztucznych, nakładają dodatkowe obowiązki. Kontrolujący sprawdzają zatem, czy przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności, dokonując określonych działań inwestycyjnych, posiada wszystkie wymagane decyzje administracyjne, pozwolenia, czy terminowo dokonał powiadomień odpowiednich instytucji. W to zagadnienie można też włączyć konieczność posiadania decyzji UDT dla niektórych rodzajów urządzeń. W przypadku projektów, które zawierają prace budowlane, weryfikowany jest pełny proces budowlany – od decyzji środowiskowej, przez pozwolenie na budowę bądź jej zgłoszenie, do uzyskania zezwoleń na użytkowanie obiektu. Oczywiście wszystkie czynności kontrolujących opierają się na oryginalnych dokumentach posiadanych przez beneficjenta. Weryfikowana dokumentacja jest również pod kątem finansowo księgowym – m.in. czy dokumenty są ujęte prawidłowo w księgach rachunkowych beneficjenta, zgodnie z przepisami prawa. Czasem okazuje się, że brak wymaganych decyzji – np. UDT skutkuje koniecznością dokonywania korekt naliczanych dotąd odpisów amortyzacyjnych, co w odniesieniu do projektów wieloletnich może stanowić nie lada problem również podatkowy. Kontrolą objęte są też projekty tzw. doradcze, bądź zawierające taki komponent. Tu trzeba pamiętać, że wszystkie usługi powinny mieć swój fizyczny wymiar w postaci opracowania czy raportu. Opracowania te badane są pod kątem ich treści, zgodności z zamówioną usługą i przydatności dla przedsiębiorcy. Raport zakupiony „do szuflady”, kiedy nikt do niego nie zagląda, nie może być akceptowany, a jego koszt musi zostać uznany za niekwalifikowany. Odrębnym zagadnieniem kontrolnym jest weryfikacja prawidłowości dokonywania zamówień przez beneficjentów. Niestety błędy na tym etapie skutkują sankcjami finansowymi. Istotną też kwestią jest zastosowanie przez beneficjenta wymaganych form promocji – czy to na swojej stronie www, czy też poprzez odpowiedniego oznakowania miejsca realizacji projektu, czy dokumentacji. Zwieńczeniem kontroli jest weryfikacja osiągnięcia celów projektu, które są mierzone wskaźnikami. Brak osiągnięcia wskaźników projektu może wiązać się z pomniejszeniem należnego do wypłaty dofinansowania. Brak zaś osiągnięcia celu projektu – wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie. Z kontroli opracowywany jest raport, beneficjent zaś otrzymuje informację pokontrolną, która wskazuje obszary, które zostały objęte kontrolą oraz przypadki stwierdzonych naruszeń i ich ewentualnych skutków. Naruszenia „nienaprawialne” mają zwykle sankcje finansowe. To ostatecznie pokazuje beneficjentowi, gdzie popełnia błędy – czyli wskazuje na przyszłość obszary, które wymagają większej czujności.
Co aktualnie PFRR kontroluje?
Jakiego rodzaju są to projekty? Aktualnie PFRR kontroluje dość szeroką gamę projektów z Programów Operacyjnych: Polska Wschodnia i Inteligentny Rozwój. Od 2018 roku przeprowadziliśmy około 150 kontroli z tego zakresu na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w Warszawie. Kontrole te dotyczyły projektów doradczych i inwestycyjnych zlokalizowanych na terenie całej Polski. Muszę przyznać, że wieloletnie doświadczenie w kontrolach bardzo procentuje – czynności zespołu kontrolującego przebiegają obecnie zdecydowanie sprawniej niż na początku, staramy się nie obciążać beneficjenta wielodniową wizytą, a profesjonalność i zdobyta dotąd wiedza również ma znaczenie w bezpośrednich kontaktach z przedsiębiorcą, czy jego księgowością. Zresztą czynnik ludzki – czyli osoby, które poznajemy dzięki przeprowadzanym przez nas kontrolom to ogromna wartość dodana naszej pracy. Poznajemy niezwykłych ludzi, często pasjonatów, którzy zbudowali swe firmy i ciągle dążą do nowych celów.
Co by Pani mogła poradzić wszystkim, którzy realizują projekty unijne i mają w najbliższej perspektywie kontrolę ich wydatkowania?
Trzeba pamiętać, że pomimo dużego skomplikowania procesu kontroli, to właśnie głównie w interesie beneficjenta jest ona przeprowadzana i nie trzeba jej się bać. Zwykle rozpoczynając kontrolę, tłumaczę beneficjentowi, że trzeba te czynności traktować raczej jako audyt. Nasze działania dają możliwość uporządkowania pewnych aspektów związanych z realizacją projektu – jak na przykład sprawy księgowe, czy środowiskowe i dzięki temu uniknąć przykrych konsekwencji na przyszłość. Myślę też, że w przypadku dużych projektów kontrola w trakcie realizacji projektu jest nawet potrzebna, by beneficjent nie zapędził się w „ślepą uliczkę” i przygotował się dobrze do zamknięcia projektu. Przygotować się do kontroli projektu to znaczy przede wszystkim zweryfikować kompletność dokumentacji oraz uporządkować ją zgodnie z zawiadomieniem o kontroli. Ważne jest też, by być otwartym na współpracę z zespołem kontrolującym – by proces przebiegł sprawnie.
Źródło: https://iph.bialystok.pl/wp-content/uploads/2022/06/PM_209_kompresja.pdf
